Этикет деловой переписки
Свою историю деловая переписка начинает еще в далекие времена, когда годовые отчеты составлялись для царя, когда письма писали для военных начальников. Только к 19 веку сформировались правила документооборота, которые носили имперский характер. При военном коммунизме в нашей стране наступил кризис ведения деловых переписок. Это было связано с тем, что многие управленцы не имели соответствующего образования.
В России стандарты постоянно меняются. Их обновление приводит к сближению этики переписок к европейским стандартам. Однако многие традиционные элементы деловой переписки остаются неизменными.
Помните, что в отличие от обычного письма деловое является официальным документом. Именно поэтому необходимо руководствоваться государственными стандартами, а именно ГОСТом Р7.0.97-2016. Совершенно не важно используете Вы бумажный или электронный вид письма. Основными элементами письма выступают:
· Реквизиты автора и адресата.
· Неотъемлемые части письма (обращение, вступительная часть, основа, заключение).
· Дата написания.
Опишем основные правила этикета деловой переписки.
· Использование официального обращения («Уважаемый…», «Господин…»)
· Использование имени (в документах сначала пишется имя, затем фамилия).
· Использование фамилии (инициалы всегда пишутся после нее).
· Сокращения слов не допускается.
Деловое письмо всегда начинается со вступления. Чаще всего это одна-две фразы.
Примерами делового письма являются гарантийное письмо, напоминание, сообщение. Например, Вам нужно отправить заявку на тендер, необходимо ее отправить по электронной почте, соответственно нужно написать приветственное письмо. Этикет Вам поможет, а грамотно составить заявку поможет сервис https://bazazakazov.ru/.
Правила деловой электронной переписки
Основной текст переписки должен содержать только деловой стиль. Что же это означает? Основными критериями являются отсутствие в тексте разговорных слов, двусмысленных фраз, сленга. Деловое письмо должно быть коротким и четким по высказываниям. Конечно же в нем должны отсутствовать ошибки: орфографические и пунктуационные.
Требования к оформлению текста:
· Необходимо разделять смысловые абзацы (отступ составляет 1,25 см).
· Первый и последний абзац составляет не более 4 предложений.
· Шрифт печати текста – Times New Roman, кегль 12-14.
· Обязательна нумерация страниц (начинается со второй). Номер ставится в середине страницы сверху.
· Заключение всегда содержит благодарность (например, «С Уважением…»).
Для электронного письма всегда можно найти готовую форму обращения. Бумажное письмо печатается на качественной бумаге формата А4. Если электронную переписку ведет организация, то можно распечатать на оригинальном фирменном бланке.
Ответ на электронное письмо, согласно деловому этикету, должен поступить в течение 2 дней (выходные дни также входят в этом интервал), на бумажное – 10 дней с момента получения адресатом.
Эффективное деловое общение с заказчиком
Чаще всего деловая переписка между участниками договора фиксируется в протоколе договоренностей, в котором будут отражены все ваши коммуникации. Ключевыми моментами этих сведений являются:
· Предмет переговоров.
· Участники.
· Результат.
· Задачи, которые необходимо выполнить.
· Сроки выполнения.
В будущем Вы сможете ссылаться на этот протокол для того, чтобы показать вашу компетентность и профессионализм. Советуем каждый вопрос решать поочередно, иначе Вы рискуете упустить важные моменты. Если Вы новичок в ведении деловых взаимоотношений, обратитесь в сервис https://bazazakazov.ru/. Мы наладим вашу коммуникацию с поставщиками и заказчиками, с которыми вы заключите договор с нашей помощью.
