Образец сопроводительного письма заказчику по 44-ФЗ

1 Сопроводительное письмо

Деловая переписка неотъемлемая часть бизнеса. Грамотно составленное сопроводительное письмо повысит уровень лояльности адресата, предоставит полную, лаконично изложенную информацию, необходимую заказчику в данный момент.

Любое письмо, включая отправленное по электронной почте, должно содержать в себе обращение, желательно по имени к адресату и подпись с контактными данными. Соблюдение правил деловой этики подчеркивает уважение к партнеру.

Сопроводительные письма рекомендуется направлять контрагенту при любом взаимодействии: направляя документы, информируя о выполнении очередного этапа сделки, информируя о сбоях в работе. В случае возникновения конфликтных ситуаций, подборка сопроводительных писем поможет установить истину.

Важно отладить систему документооборота: учет входящих и исходящих писем, систему присвоения индивидуального номера, хранение писем в течение установленного срока.

Количество экземпляров письма должно соответствовать количеству участников переписки. Если письмо направляется по электронной почте, следует запросить у получателя входящий номер документа и сохранить его как в электронном виде, так и на бумажном носителе.

В области государственных закупок сопроводительный документ составляют:

·         При передаче документов для подписания;

·         Сопровождая акт сверки;

·         При направлении коммерческого предложения;

·         В ответ на поступивший запрос;

·         Сопровождая передачу любого документа.

Шаблон сопроводительного письма

Руководителю _______________________ ____________________________________ От _________________________________                Адрес_______________________________ Телефон_____________________________ e-mail_______________________________ Исх. № ____ от ____________ 20___г. Вх.  № ____ от ____________  20___г. Уважаемый ____________________________________! Направляю на адрес вашей организации __________________________________________ _____________________________________________________________________________                 Прошу в ______________ срок рассмотреть  документы и предоставить обратную связь по результату. Приложение: № Наименование документа Кол-во экземпляров Кол-во страниц 1 2 3 Всего: Данные отправителя Подпись            Скачать шаблон  сопроводительного письма заказчику

Образец сопроводительного письма

Общество с ограниченной ответственностью «Парма» 456789, Россия, Москва, ул. Итальянская, д.1 Контрактному управляющему ФГБОУ ВО «Университет красоты и дизайна» Комову А.В. 123456, г. Москва, Красивая ул., д. 1, стр. 2 Генерального директора ООО “Парма” П.А. Шатенов . Исх. № 123 от 24 ноября 2017г. На вх. № 321 от 21 ноября 2017г. Сопроводительное письмо Настоящим направляем Вам подписанный с нашей стороны государственный контракт на поставку краски для волос № 123 от 20.11.2017 с приложениями. Приложение: Наименование документа Кол-во экземпляров Кол-во страниц Договор поставки краски для волос № 123 от 20.11.2017 2 6 Приложение 1. Техническое задание 2 2 Спецификация к контракту 2 2 Всего: 6 10   Генеральный директор                                                                                                П.А. Шатенов     Скачать образец сопроводительного письма заказчику

2 Структура и содержание сопроводительного письма

Деловая переписка подразумевает спокойный официальный стиль изложения. Как и любой документ данной сферы, сопроводительное письмо строится следующим образом:

·         Вступление, которое содержит обращение и основную цель письма;

·         Основная часть, где излагается основная информация;

·         Заключение, итог изложенного, прилагаемые документы с указанием количества экземпляров и страниц, подпись с указанием должности, дата написания письма, оттиск печати.

Как правило, вся деловая переписка оформляется на бланке предприятия, если его нет, то указываются реквизиты компании и контактные данные. Письмо регистрируется в системе документооборота, присваивается индивидуальный номер, указывается дата регистрации.

Важно получить входящий номер документа после поступления к контрагенту.

Любую юридическую помощь можно получить на сайте «База заказов» https://bazazakazov.ru/

Сохраните полезную информацию или поделитесь с друзьями и получите бесплатный доступ к поисковой системе "База Заказов" в рамках акции "Приведи друга".