Выбор способа общения
Проведение переговоров участников закупки - важный элемент закупочной деятельности. Выбор способа общения закреплен в Ф-44 и ФЗ-223. На практике он зависит от того, на каком этапе находятся контрагенты:
· этап планирования закупки,
· этап подачи заявки,
· этап выполнения контракта.
Этап планирования закупки
Способ № 1 Общественное обсуждение
С 1 января 2017 года все закупки дороже 1 млрд рублей проходят обязательное общественное обсуждение. Как правило, на обсуждение выставляют крупные закупки на строительство дорог и зданий. Требование распространяется на всех заказчиков по 44-ФЗ и на некоторых заказчиков по 223-ФЗ. Порядок прописан в Постановлении Правительства от 11.12.2019 № 1635. Региональные власти могут устанавливать свои требования.
На этом этапе обсуждают закупки, которые заказчик опубликовал в плане закупок. Обсуждение происходит в специальном разделе ЕИС «Обязательное общественное обсуждение закупок». Для участия надо пройти регистрацию в ЕИС и получить доступ к этому разделу.
Обсуждение начинается с размещения плана-графика закупки и длится до момента, пока закупку можно отменить. Любой зарегистрированный участник может комментировать информацию о закупке, опубликованную в плане-графике. В течение 2 дней ответственный за проведение обсуждения отвечает на поступившее предложение или замечание.
По результатам обсуждения принимают решение:
· отменить закупку,
· изменить условия,
· проводить без изменений.
Способ № 2 Консультации
Заказчики по 44-ФЗ и 223-ФЗ проводят только те закупки, которые включены в план-график. В любой момент поставщик может заранее узнать, кто планирует закупать его продукцию в ближайший год:
· в каком объеме,
· с какой начальной ценой,
· какие есть требования к исполнителю,
· в какие сроки нужно исполнить контракт и т.д.
У заказчика по 44-ФЗ на стадии планирования есть возможность организовать консультацию с поставщиком, чтобы определить конкурентную среду (п. 6 ч. 4 ст. 38 44-ФЗ). Из формулировки закона следует, что инициатором этих консультаций выступает заказчик, но теоретически участники тоже могут обратиться к заказчику с предложениями улучшить характеристики товара, условия поставки и т.д.
Закон не обязывает заказчика отвечать на эти обращения, но для обеих сторон эти консультации — возможность улучшить условия закупки. Поставщик получает ответы на вопросы и озвучивает проблемы, с которыми может столкнуться, выполняя заказ. А заказчик в результате такой обратной связи может еще до публикации закупки скорректировать требования к товару или условиям выполнения работа.
223-ФЗ не регламентирует общение с поставщиками, но по наблюдениям специалистов по сопровождению торгов, заказчики по 223-ФЗ активнее прибегают к помощи поставщиков при подготовке закупки.
Этап подачи заявки
Способ № 1 Запрос разъяснений
Ст. 46 44-ФЗ запрещает переговоры с заказчиком на этапе подачи заявок, если в результате у поставщика появляются преимущества перед другими. Но у участников часто возникают вопросы, которые они не могут задать в рамках 44-ФЗ. Например, в открытом конкурсе или аукционе можно подать всего три запроса на разъяснения. В других процедурах закон не обязывает заказчика отвечать на вопросы поставщиков.
Если время для запроса разъяснений истекло или после трех запросов остались еще вопросы, можно попробовать обратиться к заказчику напрямую — по электронной почте или телефону, но учесть, что заказчик может:
· проигнорировать запрос, поданный не по правилам,
· не выполнить обещание, данное по телефону.
Жаловаться в ФАС в этом случае не имеет смысла, так как поставщик сам в первую очередь нарушил запрет на переговоры с заказчиком. Ниже представлен пример подобного запроса.
Способ № 2 Выезд на объект
Один из распространенных случаев обращения к заказчику — просьба осмотреть объект на наличие скрытых работ, например, для клининговых или строительных услуг. Что делать, если заказчик не предусмотрел такую возможность в документах закупки?
По официальной позиции Минэкономразвития из письма от 25.07.2016 N Д28и-1869, участника не следует допускать к месту работ. Это может создать ему преимущества перед другими. Но на практике такая позиция может привести к тому, что реальные условия выполнения контракта не будут соответствовать условиям из контракта и стоимость работ удорожается.
Что делать в этой ситуации?
· Подайте запрос разъяснений с вопросом, в какие даты можно приехать для осмотра объекта. Если заказчик ответит на него, уточнив график и условия приезда на объект, то все остальные участники также увидят этот график и будут в равных условиях.
· Проведите качественную оценку рисков и постарайтесь выяснить в запросе на разъяснения максимум условий, которые могут привести к удорожанию работ или увеличат сроки исполнения контрактов. Например, если это строительство, какие условия работ, на каких почвах, получены ли все нужные разрешения, согласования т.д.
Способ № 3 Конкурентные переговоры.
Этот вид закупки можно провести по 223-ФЗ или в коммерческих торгах. Конкурентные переговоры проводят, если нужно провести закупку быстро, сэкономив время на сбор и оценку заявок. Заказчик общается со всеми участниками сразу или по отдельности, обсуждая с ними:
· цену и характеристики товаров,
· условия выполнения работ,
· формы договора и оплаты,
· порядок привлечения субподрядчиков и т.д.
Конкурентные переговоры — менее прозрачная процедура, так как при личном общении заказчика и участника есть риск сговора, а при общем обсуждении поставщикам придется озвучивать коммерческую информацию. Тем не менее, такой формат закупок есть, о нем нужно помнить.
Этап выполнения контракта
Победив в закупке, участник общается с госзаказчиком, как с любым другим контрагентом. Главное — обе стороны должны придерживаться норм 44-ФЗ и условий контракта. Какие форматы общения можно использовать, чтобы защищать свои права?
Способ № 1 Переписка
Все действия, проблемы, нарушения условий контракта фиксируйте в переписке. Это дисциплинирует заказчика, поможет в претензионной работе и судебных разбирательствах. Указывайте, что заказчик не предоставил исходные данные, неправомерно отказывается принимать товар, задерживает оплату и т.д.
Бумажные письма, документы и претензии нужно отправлять заказным письмом или передавать лично. Также суды принимают в качестве доказательства переписку с личной или корпоративной электронной почты контрагентов.
Способ № 2 Запись разговоров
Суды принимают аудиозаписи в электронном виде, но требуют объяснить их происхождение. В Арбитражном процессуальном кодексе использование аудиозаписей в качестве доказательств регламентируется ч. 2 ст. 64, ч. 2 ст. 69, ч. 2 ст. 162 АПК РФ.
Чтобы суд учел запись в качестве доказательства, аудиозапись должна быть гласной, то есть нужно в начале разговора с заказчиком объявить, что разговор записывается. В этом случае поставщик не нарушает законное право заказчика на частную жизнь.
Несколько советов для успешных переговоров.
1. Продумывайте ход беседы заранее. Этим Вы сможете незаметно направлять собеседника в нужное русло.
2. В беседе с заказчиком, продумайте ход вашего разговора, посмотрите, куда может привести та, или иная реплика. И, давая иллюзию свободного выбора, ведите собеседника при помощи наводящих вопросов в нужном для вас направлении.
3. Между дружелюбием и панибратством есть тонкая грань, которую лучше не переходить. Личное пространство собеседника должно быть для вас неприкосновенной зоной. Навязчивое сближение и назойливая откровенность отпугнут от вас собеседника.
4. Для успешной коммуникации поставьте себя на место заказчика, подумайте, чего на самом деле хочет этот человек, организуя торги, каким он видит предмет закупки. Если вы поймете его намерения, то он увидит в вас не надоедливого зазывалу, охочего до чужих денег, а мудрого помощника, который может решить насущные проблемы.
